l Servizio TRASFERTE E NOTE SPESE PLUS è rivolto alle aziende che intende esternalizzare l’intero processo di gestione amministrativa nelle trasferte e note spese al fine di sollevare la Direzione del Personale da tutte le attività connesse al controllo delle note spese, il controllo del rispetto delle policy, la gestione delle anomalie e la contabilizzazione dei costi correlati.
La fornitura dei servizio in modalità Premium, prevede il supporto di eHRgon sia nella gestione dell’impianto tabellare e parametrico dell’applicativo (BASIC) sia nell’attività di gestione del processo trasferte e note spese. eHRgon mette a disposizione del Cliente la professionalità di un team integrato esperto nella gestione di questo processo tipicamente trasversale rispetto all’organizzazione aziendale.
I professionisti del team si occuperanno di verificare il rispetto delle policy aziendali e la conformità rispetto alla normativa fiscale, gestiranno le eccezioni, analizzeranno la documentazione di supporto e provvederanno alla liquidazione delle note spese.
Le spese di trasferta sostenute a carico dei dipendenti potranno essere liquidate tramite bonifico bancario diretto o sommato alle competenze del cedolino. Per la contabilità e per il sistema paghe saranno predisposti da Zucchetti flussi elettronici specifici, secondo un calendario condiviso.
Il servizio prevede da parte del cliente l’utilizzo del workflow applicativo presenze per la richiesta di approvazione (trasferte, spese, etc) da parte del collaboratore e l’approvazione da parte del suo responsabile.
Rimangono a carico del Cliente i rapporti con i dipendenti, enti terzi (a titolo esemplificativo, ufficio prenotazioni strutture alberghiere, gestione biglietteria, anticipi cassa, etc…).
Funzioni incluse nel Servizio Plus
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Aggiornamento impianto a fronte rinnovi CCNL e di legge
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Supporto per l’implementazione delle formule e dei parametri livello aziendale (policy spesa)
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Aggancio voci paga
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Attività di help-desk verso Direzione Risorse Umane
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Ricezione e controllo (100% o a campione), dei giustificativi delle note spese da liquidare
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Gestione eccezioni in base alle modalità concordate
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Verifica formale del rispetto delle policy gestite a sistema e della normativa applicabile
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Predisposizione dati per elaborazione paghe e contabilità
